Semenjak awal 2020, banyak sekali perusahaan yang membuat acara virtual event. Tentunya dari tahun 2019, banyak perusahaan yang telah merancang acara sedemikian rupa untuk dilaksanakan di tahun 2020. Karena adanya pandemi, banyak pula perusahaan yang menunda acara namun juga banyak yang melakukan virtual event agar acara dapat tetap berjalan.

Mengapa Ada Banyak Virtual Event?

Penyebaran virus COVID-19 sangat cepat dan siapapun dapat terinfeksi jika berada di dekat pasien atau berinteraksi dengan pasien. Maka itu, sangat tidak memungkinkan untuk melaksanakan acara dengan jumlah tamu yang banyak, terlebih jika tamu yang hadir pada acara tersebut merupakan orang yang tidak saling kenal. Inilah sebabnya banyak dilakukan virtual event di tahun 2020 ini.

Jika mendengar kata virtual event, akan ada dua jenis reaksi; senang karena dapat mengikuti acara dari rumah namun ada pula yang tidak senang karena tidak dapat berinteraksi dengan orang lain. Ya, sebenarnya virtual event memiliki kelebihan dan kekurangan. Jika Anda berencana membuat virtual event, lebih baik Anda pelajari kelebihan dan kekurangan dari virtual event sebelum Anda merencanakannya bersama virtual EO.

Kelebihan Virtual Event

Mengurangi Biaya Operasional

jasa virtual event menghemat uang
Source: Team Insurance

Lampu hall atau balai yang besar tidak perlu dinyalakan ketika Anda membuat virtual event. Lampu merupakan salah satu penyebab biaya operasional membengkak ketika mengadakan acara seperti pameran atau seminar. Namun, lampu-lampu itu tidak Anda butuhkan lagi ketika mengadakan acara online.

Selain lampu, masih banyak lagi biaya yang dapat dipangkas karena memang tidak dibutuhkan. Makanan dan minuman, akomodasi untuk narasumber, dan juga biaya sewa tempat tidak dibutuhkan karena Anda dapat membuat virtual event dari rumah atau kantor saja. Dengan begini, terlihat jelas bahwa biaya virtual event jauh lebih murah ketimbang acara offline.

Menjangkau Peserta Lebih Banyak

Source: Groovy

Bagi yang tinggal jauh dari kota dimana sebuah event diadakan, tentu akan sulit untuk hadir—kecuali jika ia diberi akomodasi selama acara berlangsung. Hal ini tidak akan terjadi pada virtual event karena siapapun dapat menghadiri acara tersebut. Bagi yang tinggal di luar negeri pun juga dapat tetap menghadiri virtual event karena ia hanya perlu masuk ke dalam website dimana virtual event diadakan.

Menonton Kembali Virtual Event

jasa virtual event bisa ditonton ulang
jaSource: Zoom Blog

Peserta akan senang dengan acara online yang bisa ia rekam atau ia dapatkan datanya. Sering terjadi seseorang ketinggalan suatu informasi ketika mengikuti seminar karena ia sedang tidak begitu focus ketika narasumber membicarakan suatu topik. Ini dapat dikurangi di virtual event jika acara tersebut dapat direkam dan ditonton berulang kali. Tentunya fasilitas ini akan disukai oleh peserta acara online.

Kekurangan Virtual Event

Kurangnya Networking

Source: Premium Beat

Jika Anda hadir ke sebuah acara seperti pameran atau seminar, tentu Anda ingin melakukan networking kepada sesama businessman. Untuk virtual event, hal ini sulit dilakukan karena biasanya yang berbicara hanyalah narasumber saja. Jika demikian, peserta akan merasa kurang mendapat keuntungan dari acara online tersebut.

Untuk mengurangi masalah ini, mungkin Anda dapat membuat kelompok-kelompok kecil yang akan saling memperkenalkan diri satu sama lain untuk bertukar kontak. Jika terdengar sulit, Anda bisa meminta bantuan dari virtual EO untuk mengatur ini.

Tidak Fokus

Source: Hustle Riser

Keadaan rumah yang bising, koneksi internet yang melambat atau mati, dan udara yang panas dapat membuat peserta kehilangan konsentrasi ketika mengikuti acara online. Walaupun hal seharusnya ditanggung oleh peserta, virtual EO dapat memberi beberapa saran untuk para peserta beberapa hari sebelum acara berlangsung.

Saran tersebut dapat disampaikan kepada para peserta agar peserta dapat mengikuti acara online secara tenang dan tentram. Saran-saran tersebut seperti: pengecekan koneksi internet, memberitahu kepada orang di rumah ia tidak dapat diganggu pada hari dan jam virtual event, serta mencari tempat yang nyaman untuk mengikuti acara online. Walaupun hal-hal di atas masih dapat terjadi pada hari virtual event, setidaknya persiapan sebelum acara dapat meminimalisir terjadinya ketidak fokusan.

Tidak Menarik

Source: Psychology Today

Konten yang disajikan saat acara online sangatlah penting. Jika konten tersebut tidak menarik, maka peserta akan merasa bosan sehingga ia membuka website lain sembari mendengarkan narasumber berbicara. Untuk itu, perlu sekali bagi penyelanggara acara untuk membuat konten yang menarik.

Isi konten dari setiap narasumber harus menjadi angin segar bagi peserta. Tidak terlalu banyak teks akan sangat membantu agar peserta dapat mendengarkan narasumber dengan seksama. Dari sisi teknologi, Anda juga dapat menambahkan fitur-fitur teknologi baru seperti virtual reality dan augmented reality.

Apa Itu Virtual Reality dan Augmented Reality?

Virtual reality atau VR merupakan sebuah teknologi dimana seseorang dapat dibawa ke dunia virtual. Sementara itu, augmented reality atau AR merupakan sebuah teknologi yang dapat mengubah suatu hal di dunia nyata, namun perubahan tersebut hanya bisa dilihat dari layar smartphone atau tablet saja. Kira-kira, bagaimana cara penerapannya untuk virtual event?

Anda dapat membuat aplikasi virtual reality dan aplikasi tersebut dapat diberikan kepada para peserta. Dalam aplikasi tersebut, Anda bisa membuat visual yang kira-kira mendukung topik pembicaraan narasumber. Dengan begini, peserta akan merasa ia benar-benar berada di tempat lain dan akan tertarik dalam mengikuti acara.

Untuk augmented reality, Anda dapat membuat sesuatu yang simple seperti filter Instagram. Filter Instagram yang menggunakan teknologi AR dapat menjadi suatu hal menarik bagi peserta virtual event, sekaligus dapat menjadi alat promosi bagi acara online Anda.

Bayangkan jika ada 100 peserta saja yang menggunakan filter Instagram acara online Anda di Instagramnya. Tentu akan banyak orang yang penasaran, bukan? Virtual reality dan augmented reality ini bisa dipakai juga melalui media Oculus, Website, dan App. Untuk informasi lebih lanjut mengenai VR & AR serta konsultasi gratis, segera hubungi SmartEye!

[Ditulis oleh Toska Dhia Andana]

Sumber Artikel: Shiloh Events

Dapatkan Virtual Reality & Augmented Reality Terbaik untuk Bisnis Anda

Konsultasi gratis dari Smarteye untuk kebutuhan VR dan AR Bisnis anda.

Write a Comment

Konsultasi Gratis, untuk Anda

Beragam fitur Virtual dan Augmented Reality telah kami sediakan untuk berbagai tujuan dan kebutuhan. Ketahui mana yang terbaik untuk anda secara cuma-cuma.